De belangrijkste trends en gaafste ontwikkelingen voor evenementen en congressen in 2018

by Jan Scheele   ·  1 year ago  
thumbnail

Waar veel bedrijven deze week vooral aan het afronden zijn, ben ik voor 2018 alweer heel druk bezig met het opzetten van een groot aantal evenementen. Naast verschillende TEDx events, mag ik mij ook bezighouden met het programmeren van een paar grote congressen in binnen- en buitenland, de ontwikkeling van een aantal eigen event concepten en het opzetten van verschillende sprekers trainingen. Op event gebied hebben er het afgelopen jaar bijzonder veel interessante ontwikkelingen plaatsgevonden. Tijd om vooruit te kijken naar de belangrijkste trends en ontwikkelingen voor 2018!

Influencers & de social media strijd

Steeds meer sectoren zijn zich in het afgelopen jaar gaan richten op ‘influencer marketing’, wat in 2018 naar verwachting echt helemaal zal doorbreken. Alle tests die ik het afgelopen jaar heb uitgevoerd met betrekking tot destination marketing & management, politiek en events, gaven resultaten die ver boven verwachting lagen. Hoewel steeds meer influencers om een financiële vergoeding vragen, is de verhouding investering/bereik veelal nog altijd de meest lucratieve. Vaak denken partijen dat men direct de influencers met de meeste volgers moeten vragen, zoals Enzo Knol. Mijn advies: kijk ook eens naar micro-influencers (1k-10k volgers), die makkelijker in te schakelen zijn en bij bepaalde evenementen vaak al blij zijn met een paar toegangskaarten. Zorg er daarnaast ook voor dat bezoekers zelf maximaal worden gestimuleerd om te ‘braggen’ op hun kanalen over het feit dat ze naar jouw evenement gaan. Dit levert bij TEDx altijd een waanzinnig bereik op.

Er zijn daarnaast geweldige tools beschikbaar om ‘pay with a share’ te faciliteren: wanneer de bezoeker op zijn sociale kanalen deelt dat hij naar het event gaat, krijgt hij een cadeau in de vorm van bijvoorbeeld een ebook of boek. Ook de ‘meld 3 vrienden aan en jij mag gratis’ regeling wordt steeds vaker door organisaties van events toegepast.

Op het gebied van social media zijn er ook een aantal interessante ontwikkelingen. Bij Facebook kun je bijvoorbeeld ‘dripmarketing’ instellen: drie berichten die na elkaar worden getoond aan de gebruiker, zodat je bijvoorbeeld een 1) Intro event 2) Why event? 3) Koop nu! volgorde kunt instellen. Facebook Event Response Adverts zijn speciaal gemaakt om voor events specifiek te targeten op locatie van de gebruiker, leeftijd, geslacht en interesses. Onderzoek wijst uit dat qua content, het beste kan worden ingezet op  ‘deelbare content’: GIFjes, emoticons en video’s en als het kan met een humoristische inslag.

Snapchat en Instagram zetten ook in 2018 hun strijd voort en bouwen hun dienstenaanbod in rap tempo uit. Op event vlak kon je bij Instagram al mooi gebruik maken van de locatie en hashtags en in het komende jaar moet ook de ‘Go live with a friend’ functie in de gaten gaan houden. Binnen Snapchat waren de ‘custom stories’ al erg interessant voor zowel groepen mensen die de events bezoeken als de organisator zelf en in 2018 zal de ‘multisnap’ verder ontwikkelen.

Wil je ook offline mensen triggeren? Denk dan eens aan kleine popup events in aanloop naar het event zelf. Bij TEDxEindhoven hebben we bijvoorbeeld een rode stip twee dagen door de stad gesleept, waar elk kwartier een ‘TED talk’ op een andere plek werd gegeven.

Facial checkins, chatbots & smart mats

De technologische ontwikkelingen zijn soms niet meer bij te houden en de gave startups en nieuwe mogelijkheden zijn in overvloed. Een paar interessante event trends op een rij:

·     Op Schiphol gaat men komend jaar al experimenteren met een ‘facial recognition’ paspoortcheck (als je gezicht afwijkend gedrag vertoont wordt je eruit gehaald) en ook op event gebied zie je, gestimuleerd door de nieuwe mogelijkheden met de iPhone X, dat events dit ook proberen toe te passen, met bijvoorbeeld een applicatie als Chuchix.

·     Beacons hebben helaas de verwachting niet helemaal waar gemaakt, wat betreft data verzameling rondom de bewegingen die een bezoeker maakt op events. Daarvoor in de plaats zijn de ‘smart mats’ geïntroduceerd, die dit wel op een zeer nauwkeurige manier kunnen doen en geweldige analyses kunnen produceren.

·     Steeds meer events hebben sprekers die niet in de moedertaal van het publiek praten. Apps als Interprefy kunnen inmiddels al zorgen voor een directe vertaling.

·     De robotisering zie je ook in de event branche al terug; tijdens de events zie je steeds meer chatbots die vragen van bezoekers beantwoorden. Op de Global TED Conferente gebruik ik dit nu al 3 jaar met heel veel plezier. Geen wachttijden meer en 24/7 beschikbaar!

·     Data verzameling wordt steeds interessanter en lucratiever. Festivals als Tomorrowland verdienen al bijna evenveel geld aan het verkopen van de data / rapporten als aan de drank.

·     Ook Virtual reality is bijna niet meer weg te denken bij de meeste events. Facebook gaat in het komende jaar een gaaf project uitrollen, specifiek voor evenementen, om de ‘social / remote attendance’ te stimuleren. Daarnaast zie je steeds meer evenementen die ‘virtual speakers’ op het podium plaatsen, of zelfs ‘virtual meeting places’ inrichten voor bezoekers met apps als Oculus Venues.

Experience & Engagement

Helaas zie je veel evenementen en congressen zich nog vooral focussen op de content, zoals sprekers en performances. Dit, terwijl bijzonder veel onderzoeken aangeven dat de algemene beleving even zo belangrijk is. Afgelopen jaar was ik op een event met een paar bijzonder goede sprekers, maar die werden overschaduwd door de matige hoeveelheid eten, waardoor iedereen meer bezig was met het vinden van de koffiekoekjes (als lunch) dan te luisteren naar de sprekers zelf. Goed inzetten op de ‘5 senses’ zorgt niet alleen voor een sterk verbeterde klantreis tijdens een event, maar onderzoek wijst ook uit dat 89% van de bezoekers ook meer en positief over het event communiceert als aan deze senses voldaan is. Hieronder een aantal trends die helpen bij een verbeterde klantreis:

·     In 2018 zal het faciliteren van ‘ontstressen’ nog belangrijker worden. De sterk toegenomen interesse in meditatie en mindfullness kan mooi worden gefaciliteerd met aparte ruimtes hiervoor.

·     Met TEDx hebben we weleens een stoorzender in de zaal geplaatst om ervoor te zorgen dat de telefoonverbindingen niet werkten. In 2018 zijn ‘WIFI dead zones’ een welkome aanvulling.

·     Onderzoek van Yale heeft uitgewezen dat hoe zachter men zit, hoe meer betrokken en opener mensen zijn voor content! Lounges met zitzakken of gewoon zitzakken vooraan bij het podium zijn daarom zeer aan te bevelen. Bij TEDx doen we dit ook al jaren met groot succes.

·     Verder zie je op events steeds meer de vraag naar ‘CSR’, oftewel iets doen voor een ander en de omgeving waar het event wordt gehouden. Bij TEDxAmsterdam hebben wij dit bijvoorbeeld twee keer mooi gedaan door een inzameling te houden voor Join the Pipe.

·     Ook het ‘premium model’ op events wordt steeds vaker succesvol ingezet. Voor een separate entree, aparte catering en toiletten, ‘meet & greets’ en andere functionaliteiten betalen bezoekers graag een premium prijs, wat weer financieel interessant kan zijn voor de organisator.

·     Bezoekers willen steeds actiever een event beleven. Zorg daarom voor zaken als ‘conversatie hubs’, waar echt de interactie tussen bezoekers en bijvoorbeeld sprekers wordt gefaciliteerd. Organiseer spelletjes, zoals zoektochten tijdens het event en zorg voor interactieve ‘content walls’.

·     Naast de standaard catering, zijn proeverijen waanzinnig populair onder bezoekers en dan vooral die van chocolade! Een win-win situatie, aangezien veel partijen graag een gratis proeverij opzetten op evenementen, die door de bezoeker weer als een welkome aanvulling op de experience wordt gezien.

·     Wat eten & drinken betreft: gezond eten wordt echt overal aangemerkt als een van de meest belangrijke trends voor het komende jaar. Daarnaast wordt eten steeds vaker als decoratie gebruikt, als middel om de interactie tussen bezoekers te bevorderen en het naar de stands van partners te trekken. Om de zorgen over het weggooien van overgebleven eten weg te halen, kan een duidelijke link met de voedselbank goed werken of simpelweg een stal met varkens J.

·     Tasjes met pennen weggeven is al jaren een no-no, maar daarvoor in de plaats zie je steeds vaker de digitale ‘swag bag’. Er zijn briljante apps beschikbaar, die bezoekers een digitale goody-bag kunnen meegeven vol digitale cadeaus, zoals vouchers. Bij de grote TED events merk je dat 75% van de cadeaus al digitale vouchers zijn geworden. Niet alleen makkelijker en beter voor het milieu, maar ook een stuk beter voor het analyseren van data.

Veiligheid te allen tijd

Een week na de Bataclan, organiseerden wij een groot TEDx event. De vraag was uiteraard direct: moeten wij het event ook hermetisch afgrendelen met detectiepoortjes en extra bewaking, of komen kwaadwilligen altijd wel binnen? Hoewel de experience teams hier absoluut geen fan van zijn, verdient het anno 2018 wel steeds meer de aandacht om goed naar de veiligheid van bezoekers te kijken. Gelukkig hebben wij in Nederland geen last van extreme weeromstandigheden of de ‘travel ban’, maar toch is ook in Nederland een dreiging van terreur. De afgelopen jaren moesten wij sommige sprekers zelfs al voorleggen aan de AIVD.

De hele #meetoo discussie heeft daarnaast nieuwe schandalen bloot gelegd. Zelfs op de Global TED Conference was hier sprake van en is er uitgebreid gekeken naar manieren om dit te voorkomen. Veel evenementen laten hun bezoekers bij het registreren, akkoord gaan met een ‘code of conduct’, waar uitgebreid aandacht wordt besteed aan zaken als ‘harrassment’. Daarnaast hebben steeds meer evenementen een noodknop binnen de eventapp, om verdachte situaties direct te melden.  Ook het minimaliseren van de alcohol uitgifte heeft volgens onderzoek al zichtbaar tot minder gedoe op events geleid.

Vergeet tot slot ook niet de organisatie rondom het event. Voor verschillende events heb ik een ‘legal scan’ laten uitvoeren om te kijken hoe bijvoorbeeld de relaties met toeleveranciers in elkaar moeten worden gezet, wat je kan en moet doen bij het annuleren van het event en bij calamiteiten. Op online vlak zal vanaf mei 2018 ook veel gebeuren bij de introductie van de GDPR regelgeving, die grote impact zal hebben op de verzameling van data. Voor events vooral belangrijk bij het maken van emaillijsten en big data analyses. Hierover in een volgende blog meer.

Effectieve partnerships

Meer dan de helft van de evenementen heeft grote moeite met het vinden van sponsoren. Ook bij evenementen zoals TED is dit merkbaar. Waar je vroeger nog kon kiezen uit verschillende sponsoren die zich aanboden, kost het anno 2017 veel moeite om organisaties te overtuigen waarom zij jouw event moeten sponsoren. Waar dit vroeger als een stukje ‘branding’ kon worden verkocht, wordt steeds vaker gekeken naar de ROI en concrete cijfers over bijvoorbeeld het bezoek van de stands.

Voor komend jaar zal nóg meer moeten worden ingezet op de creativiteit van de partnership op het event. Dat wil zeggen meer werken aan ‘pamper zones’, waar bezoekers makkelijk door heen kunnen lopen en producten / applicaties van partners kunnen testen. Voor de ‘millenial bezoeker’ is het belangrijk dat de lounges ‘puberty proof’ zijn. Oftewel zo makkelijk mogelijk te beleven, dus niet eerst zaken hoeven te downloaden.