Van event naar breinorgasme; 7 succesfactoren van TEDx events

by Jan Scheele   ·  7 months ago  
thumbnail

Met de vele tienduizenden evenementen die er jaarlijks plaatsvinden in Nederland, is het voor organisatoren vaak een hele kunst om de kaarten telkens weer uitverkocht te krijgen. Bovendien wil je niet alleen kaarten verkopen, maar ook je bezoekers en sponsoren tevreden naar huis laten gaan met de zekerheid dat ze er een volgende editie weer bij zullen zijn. De verschillende TEDx evenementen in Nederland hebben vaak een wachtlijst of raken in ieder geval snel uitverkocht. Uniek in de grillige evenementenbranche. Hoe kan dat? Na het organiseren van 50 TEDx evenementen, de 7 elementen die veel andere events vaak missen:

 

  1. Let’s start with why

Je ziet en hoort nog te vaak dat organisatoren niet eerst goed hebben nagedacht over het échte doel van het evenement, oftewel de ‘why’, zoals Simon Sinek het zo pakkend omschrijft. Er wordt simpelweg gestart met het produceren van het evenement, het vastleggen van de techniek en de catering en andere aanverwante organisatorische zaken, in plaats van eerst eens goed stil te staan bij het gemeenschappelijke, hogere doel van het team. Dit is cruciaal voor het creëren van een concept, het inviteren van sprekers, het opzetten van de marketing en het inspireren van sponsoren. De basis van het succes ligt helemaal aan het begin, als antwoord op de ogenschijnlijk simpele vraag: waarom doen we dit? Waarom willen wij dit als team neerzetten en waarom zouden bezoekers het event willen bezoeken?

 

  1. Content met de content

Een van de belangrijkste redenen voor mensen om naar een evenement te komen, voor sponsoren om mee te doen en voor de pers om erover te schrijven, is het programma. Organisatoren spenderen vaak veel tijd en geld aan het vinden en vastleggen van goede sprekers, maar vergeten vervolgens de verdiepingsslag. Bij de 50 TEDx evenementen die ik in het verleden heb mogen organiseren, verplichtten we niet alleen alle sprekers om coaching bij ons te volgen (die wij gratis aanbieden), maar besteedden we ook ruim de tijd aan het op elkaar afstemmen van de verschillende verhalen. Op basis van inhoud bepaalden we de volgorde van de talks, om zo het programma als geheel, maar ook de verhalen afzonderlijk van elkaar nog krachtiger te maken. Aangezien 85% van de sprekers Angelsaksische blanke mannen van 55+ zijn, besteedden we bovendien ook bovengemiddeld veel aandacht aan de diversiteit op het podium. Dit alles gecombineerd met een paar verassende acts zoals men dat van TEDx mag verwachten, zorgde telkens weer voor die ultieme ervaring voor bezoekers.

 

  1. Garnaal in een shotglaasje

Laatst was ik op een waanzinnig evenement met beroemde sprekers zoals de co-founder van Apple, Steve Wozniak. De sessies duurden echter lang en het geluid van de knorrende magen in het publiek oversteeg bijna dat van de sprekers. Toen iedereen in de pauze letterlijk naar het lunchbuffet rende, bleken daar shotglaasjes met een garnaal en een blaadje sla klaar te staan en broodjes waarvan je er tien op een handpalm kon leggen. De massale verontwaardiging zorgde er al snel voor dat veel mensen de locatie verlieten om elders een degelijke maaltijd te verkrijgen, wat resulteerde in een halflege zaal na de pauze en uiteraard een scheldkanon op de sociale kanalen. Veel onderzoeken en uitkomsten van questionnaires na evenementen, tonen aan dat je bezoekers écht kunt verassen met een goede ‘food & beverage’, maar dat je ze ook écht kunt teleurstellen. Kleine ‘upgrades’ in het aanbod kunnen al zorgen voor een totaal andere, positieve beleving, die mensen willen delen en die bijdraagt aan een positief gevoel over de dag. Wij gingen zelf altijd een ‘klantreis’ maken als eerste stap in het plannen van een event en vroegen onszelf af, of wij tevreden zouden zijn met de porties en het aanbod van het eten en drinken. Steeds meer mensen zijn bovendien vegetarisch en veganistisch, dus werd daar minstens zo lekker eten voor bereid. Soms was er vanuit ‘sustainable’ oogpunt zelfs enkel vegetarisch eten aanwezig. Eten weggooien irriteerde ons, dus werd er gekeken naar een samenwerking met de voedselbank of een dierentuin. Naast de standaard buffetten, werden daarnaast ‘snackwalls’ en watertaps geïnstalleerd, om ook de ‘tussendoor honger’ te stillen en iedereen fris en fruitig bij het programma te houden.

 

  1. Een constant breinorgasme

Waar sommige evenementen überhaupt geen aandacht besteden aan beleving, waren er bij TEDx soms meer mensen bezig met de ‘experience’ dan met het samenstellen van het programma. Soms gaven de kleinste elementen hierin al zoveel positieve reacties, dat het ons alleen maar meer energie gaf om hier elke keer meer tijd in te steken. Samen nadenken over hoe we het evenement zo milieuvriendelijk konden maken, door niks te printen en samen te werken met partners die dit principe ook hoog in het vaandel hadden. Maar ook vanuit de klantreis, kijken naar de mogelijkheden om lounge corners en ontmoetingsruimtes in te richten, om zowel de vraag naar rust als de wens naar verbinden te faciliteren. Om bij thuisblijvers een maximale FOMO te realiseren, werd bovendien nagedacht over de verschillende ‘sharable experiences’ en de ‘swag’ die er echt toe doet, zoals gelimiteerde waterflessen en telefoonopladers. Ook aandacht besteden aan het trainen van medewerkers en vrijwilligers in gastvrijheid op de dag zelf, zorgde altijd voor hele leuke reacties en een extra warme sfeer.

 

  1. Rainy day scenario

Wat vaak rust gaf in onze organisatie, was het nadenken over wat we minimaal nodig hadden om een succesvolle TEDx te realiseren. Daar werd niet altijd iedereen blij van, maar het zorgde er wel voor dat het evenement te allen tijde plaats kon vinden en nooit hoefde te worden afgelast. Ook het uitgebreid doorlopen van het evenement op juridisch vlak, zorgde voor veel verrassingen maar, na de nodige verbeteringen, vooral ook voor meer rust. Het doorlopen van contracten met leveranciers, het opstellen van duidelijke algemene voorwaarden, het afsluiten van de juiste verzekeringen, het afstemmen van de copyrights en het realiseren van een on- en offline beveiligingsoptimalisatie; ik weet uit ervaring dat, wanneer dit allemaal niet goed geregeld is en je met de eventuele gevolgen wordt geconfronteerd, dit niet goed is voor je nachtrust. To say the least… Mijn advies daarom: houd rekening met een worst case scenario zodat je niet in paniek raakt wanneer er op D-day onverwacht wegwerkzaamheden zijn, er blaadjes op het spoor liggen of dat er bij slecht weer code rood wordt afgegeven. Zorg dat de ‘shit’ geregeld is, ook als is dat niet het leukste gedeelte van de baan.

 

  1. Build a digital army Even een paar berichten op Facebook posten en de bezoekers melden zich vanzelf wel. Toch? Helaas hoor ik deze aanname nog te vaak bij organisatoren terug en heb ik er nog zelden een positief resultaat uit zien voortvloeien. Zelfs bij TEDx, waar we soms wachtlijsten hadden en snel uitverkocht raakten, werd er altijd bovengemiddeld veel aandacht besteed aan een uitgekiende marketingstrategie. Samenwerken met micro-influencers in lijn met het thema en de sprekers, het uitrollen van een conversie strategie met salesfunnels, pipelines, retargeting en zeer uitgebreide analytics en het mobile-first maken van alle mogelijke marketingelementen. Dit laatste is noodzakelijk aangezien vrijwel alle onderzoeken aangeven dat de verschillende marketinguitingen en de ticketshop verreweg het meest op mobiele apparaten werden bekeken en gebruikt.

 

  1. Chief positive officer

In de hectiek van de dag, worden soms cruciale elementen vergeten, die na het evenement helaas niet meer recht getrokken kunnen worden. Daarom maakten wij vooraf altijd duidelijke afspraken. Zo spraken wij met fotografen en cameramensen precies af wat zij moesten vastleggen, dit om te voorkomen dat nét die bijzondere spreker of belangrijke sponsor niet op beeld stond. Ook het momentum pakken door aan het einde van het evenement een volgende editie aan te kondigen en feedback te vragen, schiet er nog te vaak bij in. Om ‘feelmarketing’ tegen te gaan en echt op basis van data beslissingen te maken voor volgende edities, werd altijd veel zorg besteed aan het klaarzetten van een questionnaire direct na het evenement. Door goed na te denken over incentives voor mensen die de vragenlijst invulden en deze zo kort en ‘to the point’ mogelijk te maken, was de response rate bovengemiddeld hoog. Ook het uitgebreid doorspreken van mogelijke scenario’s en bijbehorende verantwoordelijkheden voor teamleden en vrijwilligers, het afstemmen van heldere communicatielijnen en het aanstellen van een ‘chief positive officer’, die gedurende de dag alle zaken die goed intern communiceerde, zorgde voor veel rust en positiviteit.

 

Er hebben in de afgelopen 10 jaar meer dan 25.000 TEDx events plaatsgevonden over de hele wereld en elk event laat weer een eigen, unieke mix van succesvolle elementen zien, die er voor zorgen dat het publiek in extase de evenementlocatie bepaald. Van bijzondere locaties, zoals gevangenissen en op de Mount Everest, tot bijzondere sprekers en ‘foodartwalls’. Wat alle organisatoren mij telkens weer als kern ingrediënt voor hun succes aangeven? “Ask with every element, does it excite me? Otherwise it’s not worth doing”