Evenement trends in 2016

by Jan Scheele   ·  4 years ago  
thumbnail

Het afgelopen jaar mocht ik 38 events organiseren, variërend van kleine bijeenkomsten van 50 personen tot grote congressen van wel 900 personen, verspreid over Europa. Trends verwacht je normaal gesproken in de mode en op financiële markten, maar wist je dat er ook op evenementengebied verschillende interessante ontwikkelingen zijn? Trends waar een slimme organisator in 2016 mooi op inspeelt. Graag licht ik 4 trends nader toe:

 

1) Focus op de bezoeker

Op verschillende manieren is het afgelopen jaar al duidelijk geworden dat evenementen nog meer rekening gaan houden met de wensen van de bezoeker. Variërend van oplaadmuren voor mobiele apparaten tot volledige user experiences; steeds meer evenementen zetten ‘guest experience designers’ in om de bezoeker een zo ultiem mogelijke ervaring te geven. Iets wat in 2016 nog veel verder zal toenemen.

 

Een doorbraak wordt verwacht met het ‘matchmaking 2.0’. Hieronder worden verschillende netwerktools verstaan, die bezoekers in staat stellen om op een productieve wijze met elkaar in contact te komen. Netwerken blijft een van de top 3 redenen waarom mensen evenementen bezoeken. Organisatoren zullen steeds meer inspelen op de vraag naar tools waarmee bezoekers mogelijke leads of interessante connecties kunnen zoeken.

 

Netwerkapps vervangen al steeds meer het papier, zoals programmaboekjes. Verwacht wordt dat deze trend komend jaar sterk doorzet en het grootste gedeelte van de evenementen volledig digitaal gaat…van inschrijving tot ‘aftercare’.

 

Hoewel het momenteel nog vrijwel onmogelijk is om een evenement volledig ‘groen’ neer te zetten, wordt wel duidelijk dat veel organisatoren steeds meer hun best doen om dit te bewerkstelligen. Niet alleen met bovengenoemde apps die papier besparen, maar ook met bijv. digitale goodybags (die de organisator en sponsor veel beter in staat stellen te meten wie, wat, waarvoor gebruikt) en ‘eerlijke catering’, oftewel biologisch / duurzaam verantwoord eten.

 

Bezoekers worden daarnaast steeds meer betrokken in de ontwikkeling van het event zelf; ook wel ‘crowdshaping’ genoemd. Niet alleen door zaken als ‘stem op je favoriete spreker’, maar het gaat nog veel verder. Bezoekers krijgen steeds meer écht invloed op de content van een event. Dit komt onder andere doordat steeds meer bedrijven een event gebruiken als belangrijkste onderdeel in de communicatie strategie, met een focus op (mogelijke) klanten.

 

 

2) Nieuwe technologieën

Bedrijven als Facebook, Google en Samsung investeren momenteel miljarden euro’s in zaken als ‘virtual reality’ en ‘augmented reality’. Hoewel sommige technologie nog niet voor de massa beschikbaar en/of gebruiksvriendelijk genoeg is, zie je wel al leuke toepassingen binnen evenementen. Een paar mooie voorbeelden zijn bijvoorbeeld de ‘Google Cardboards’ bij TEDxAmsterdam en de ‘Cliffjumpers’ bij een Red Bull event.

 

Ook op het gebied van ‘internet of things’ zijn verschillende interessante ontwikkelingen gaande, zoals ‘beacons’, ontwikkeld door Apple. Laatst sprak ik een bevriende collega die het bekende SXSW festival organiseert in Austin. Zij verwerken beacons in de badges van bezoekers, wat de organisatie een real time overzicht geeft van waar bezoekers zich bevinden. Als het in een bepaalde ruimte bijvoorbeeld bovengemiddeld druk is, kan daar direct extra personeel naartoe worden gestuurd. Beacons worden ook ingezet voor bezoekers zelf, door precies aan te geven waar ze zijn en op ‘points of interest’ additionele informatie / content te geven.

 

Niet alleen beacons, maar ook andere ‘wearables’ (een nieuwe generatie mobiele applicaties die op het lichaam gedragen worden), zoals smartwatches, slimme naambadges etc. worden steeds slimmer ingezet door eventorganisatoren. Zo kunnen wearables gasten aan elkaar linken op basis van algoritmen en verschaffen ze (gepersonaliseerde) content, zodat een gebruiker de telefoon niet meer uit zijn zak hoeft te halen.

 

3) Meekijken 2.0

Om te voorkomen dat bezoekers worden afgeleid door hun mobiele telefoon of tablet, als ze op zoek gaan naar aanvullende content bij een spreker, gebruiken steeds meer eventorganisatoren de zogenaamde ‘second screen technology’. Deze technologie zorgt ervoor dat bezoekers aanvullende content krijgen, zoals notities, hyperlinks, video’s, maar ook stemmen en slides, zonder dat zij afgeleid worden van het verhaal. Een paar mooie video’s staan hier.

 

Helaas kan het wel eens voorkomen dat iemand, om wat voor reden dan ook, een evenement niet kan bezoeken. Simpelweg vanwege een te volle agenda of omdat de kaarten zijn uitverkocht. Veel evenementen bieden een livestream aan, waardoor het live (en meestal gratis) op internet te volgen is. Er zijn echter steeds meer tools, die daar nog een ‘user generated content’ laag over heen leggen; ‘crowdstreaming’. Apps zoals Ubideo en Periscope zorgen ervoor dat bezoekers, zelf kunnen livestreamen en dat ‘meeluisteraars’ hier direct op kunnen reageren.

 


4) Event communicatie

Bij de organisatie van een event is een sterke communicatiestrategie absolute noodzaak. Niet alleen om een duidelijk onderscheid te maken met andere events, maar met name om de verkoop van entreekaarten te stimuleren. Veel evenementen hebben nog een basale communicatiestrategie die vaak niet aanlsuit op het (volgens onderzoeken) belangrijkste verkoopkanaal, namelijk mond-op-mond.

 

Naast de gangbare media, zoals Facebook, Linkedin en Twitter, worden kanalen als Instagram en Snapchat daarin steeds belangrijker. De afgelopen twee jaar is het aantal gebruikers van Instagram verdubbeld en heeft Snapchat een speciale functie toegevoegd (‘Live Stories’), waarmee een eigen, gecureerde stroom aan ‘user generated content’ kan worden gemaakt. Early-adopters hebben al met veel succes gebruik gemaakt van deze dienst.

 

Met een groot aantal events gepland in 2016, kijk ik heel erg uit naar alle ontwikkelingen in het komende jaar. Ik houd jullie op de hoogte!

Foto: TEDxAmsterdam 2016