4 zaken die je direct uit je event moet schrappen

by Jan Scheele   ·  10 months ago  
thumbnail

Halflege zalen waar een paar mensen luisteren naar de geestdodende spreker en de rest van de aanwezigen in comateuze toestand zichzelf afvraagt wat hij/zij eigenlijk in die zaal doet, terwijl de Facebook app voor de dertiende keer die dag wordt geopend.

Tijd is ons meest kostbare bezit; iets wat je niet kan kopen en nooit terugkrijgt als je het hebt besteed. Ik kies daarom de events waar ik naar toe ga ook altijd zorgvuldig door het jaar heen. Ik ben na het organiseren van 50 TEDx events wereldwijd redelijk scherp geworden op verschillende aspecten van een event en het valt mij echter bij veel, te veel events op, dat ze telkens weer dezelfde fouten maken. Fouten die het programma en de algemene beleving van de bezoekers verre van goed doen. ‘Geen budget’ of ‘geen tijd’ zijn vaak gehoorde argumenten, terwijl de meeste fouten daar weinig mee te maken hebben. Veel klanten voor wie ik regelmatig events vormgeef en inkleur, komen vaak met de vraag hoe zij impact van het event en de beleving van de bezoeker zo maximaal mogelijk kunnen maken. Mijn top 5 van zaken die je dan direct uit je event moet gaan schrappen.

Milieuonvriendelijke en onnodige rotzooi

Plastic tassen vol flyers die niemand leest, pepermuntjes waar het glazuur van je tanden af knapt en pennen waar je er gelukkig nog niet 1000 van hebt. We leven in een tijd waar alles wat niet milieuvriendelijk is, door de mangel wordt gehaald, dus waarom ook niet eens de ‘good old goodybag? Wie zit er nog te wachten op alle rotzooi die sponsoren er ingooien onder het mom van ‘dan zit er ook iets met ons logo op er in’ en wat voor impact heeft de fabricatie van al deze materialen op het milieu? Bij TEDx gebruikten we digitale goodybags, zodat je ook gelijk mooi het gebruik voor de sponsoren kan meten. Áls we al iets weggaven, dan was het een duurzaam geproduceerd item, wat mensen ook écht gaan gebruiken. Een mooie drinkfles of thermoskop, zodat we gelijk het plastic afval van wegwerpbekertjes tijdens het event voorkwamen en de bezoekers gingen stimuleren om vooral water te drinken, wat niet alleen gezond is, maar ook de drankrekening van de locatie deed dalen.

Bezoekers waarderen het, als er over duurzaamheid op een event is nagedacht in de brede zin des woords, dus maak hier ook echt werk van. Gebruik event apps zodat drukwerk niet meer nodig is, probeer een deal te maken met vervoersbedrijven om mensen te stimuleren met het OV te komen en durf een volledig vegetarisch buffet met eten voor te schotelen.

Hopeloze panels

Als iets bij mij de laatste energie uit mijn lichaam zuigt op een event, dan is dat wel een paneldiscussie. Elke keer weer verbaas ik mij over zowel de inhoud als de uitvoering. Panelisten die een introductie over zichzelf geven die langer duurt dan het panel algemeen, langs elkaar heen praten en allemaal dingen vertellen die iedereen toch al weet. Het is voor veel events een lokkertje om sponsoren over de streep te trekken, maar helaas ook echt vaak een domper in het programma.  Zowel de host als de voorbereiding van de panelisten zelf, speelt een cruciale rol, die vaak wordt vergeten. De inhoud en strakke tijdkaders, zoals maximaal 1 zin om jezelf voor te stellen, goed met elkaar doorspreken en goed kijken naar een duidelijke ‘take away message’ en scherp doel van het panel zelf.

Onvoorbereide sprekers

De meeste events waar ik naar toe ga, krijg ik plaatsvervangende schaamte bij sommige sprekers. Zichtbaar onvoorbereid snel slides skippen vanwege de tijd, klagend over de late uitnodiging en vooral bezig om zichzelf te verkopen in plaats van een idee. Ik vind dit altijd ontzettend disrespectvol richting het publiek; houd dan de eer aan jezelf en kom niet. De aanwezigen maken kostbare tijd vrij om naar de sprekers te komen luisteren, zorg dan tenminste voor sprekers die zich hebben voorbereid op het geven van hun keynote. Van tevoren duidelijk met de sprekers deadlines afspreken voor het aanleveren van een presentatie, zodat je van tevoren de inhoud kan kijken en afstemmen op zowel andere sprekers als jouw eigen verwachtingen. Top events waar ik zelf aan mag mee werken, verplichten sprekers zelfs tot enige vorm van (digitale) coaching, om ervoor te zorgen dat zowel het verhaal als de ‘delivery’ zo goed mogelijk voorbereid worden. Ja, ook ‘c-levels’ en zeer drukke ondernemers die aangeven drie keer per week te spreken op veel grotere events. Na een eerste feedback ronde blijkt dat dit toch stiekem wel heel erg wordt gewaardeerd en de keynote sterk ten goede komt.   

Onmogelijke inschrijvingstrajecten

Er zijn TEDx events geweest waar wij wachtlijsten hadden van meer dan 10.000 man om langs te komen op ons event, maar zolang je geen Tomorrowland of Lowlands lineup hebt, is ticketverkoop voor de meeste event organisatoren het grootste pijnpunt en een van de belangrijkste uitdagingen. Heb je zoveel moeite gedaan om een prachtige dag neer te zetten, valt de kaartverkoop tegen en is het niet eens zeker of het event wel doorgang kan vinden. Bummer. Helaas kom ik echter nog vaak aanmeldtools tegen waar je als bezoekers onmogelijk door heen komt en wat eerder mensen afschrikt om zich uberhaupt in te schrijven, dan succesvol een betaling te doen en de aanmelding te voltooien. Zijn die 30 velden aan informatie die je aan de bezoeker vraagt, écht nodig? Kunnen mensen makkelijk zich inschrijven via de mobiele telefoon? Lukt het jouw a-technische collega met twee vingers in de neus, om zich aan te melden? Inderdaad, toch maar eens goed checken.

Ik kijk uit naar alle mooie events die ik in het komende jaar met Strabico.nl mag gaan inkleuren!