Best of both worlds: 5 Hybride kansen voor Fysieke Events

by Jan Scheele  
thumbnail

Overal waar we kijken, zien we fysieke en online werelden samensmelten, die op allerlei manieren zorgen voor positieve verbeteringen van de meest uiteenlopende dagdagelijkse activiteitn. Van werken tot sporten, van reizen tot winkelen en van feesten tot daten. Soms zijn de virtuele oplossingen zó goed, dat voor de fysieke variant is bedankt, maar ik zie juist heel vaak, dat ze elkaar prachtig complementeren en samen juist voor een nóg betere klantbeleving zorgen. Zo ook bij events. In deze blog ga ik delen 5 Hybride kansen voor Fysieke Events als event organisator.

Ook al is er een kleine polarisatie tussen organisatoren die virtuele events weer volledig in de ban doen en organisaties waarmee ik werk, die nooit meer grote fysieke meetings gaan organiseren, zie ik veel events waar prachtig ‘the best of both worlds’ in een hybride feestje wordt neergezet. Zoals ik al eerder schreef, is dat enerzijds noodzaak omdat bezoekers door de vele virtuele mogelijkheden die zij hebben gezien en ervaren de afgelopen tijd, verwender en daardoor kritischer zijn geworden. Aan de andere kant, zou het natuurlijk zonde zijn als je als organisator niet kijkt hoe je die kruisbestuivingen zelf kan faciliteren. 

 1) Spotify Sessies

Een van mijn favoriete onderdelen van hybride events, is on-demand content. Rondom bepaalde sprekers is zoveel interessante content te fabriceren en publiceren, dat je er meerdere events mee kan vullen. De combinatie van een korte live keynote en aanvullende on-demand content, is goud. Je kan dit op verschillende manieren strategisch inzetten voor een event.

Door de on-demand content drupsgewijs door het jaar online te publiceren, kan je prachtig een community opbouwen, onderhouden en enthousiasmeren voor het volgende event. Je kan deze content ook toegankelijk maken enkel voor bijvoorbeeld premium tickets, om zo meer inkomsten te generen. In een tijd waar de aandachtspanne van mensen steeds kleiner wordt, is het daarnaast een uitkomst om het publiek beter betrokken te maken. Geen ellenlange keynotes meer die mensen al tig keer hebben gezien, maar korte verhalen die het publiek prikkelt om aanvullende content online op te zoeken. Dit zorgt er ook voor, dat het behapbaarder is voor mensen en dat ze niet hele dagen semi-verplicht moeten afschrijven om ergens live in een zaal te zitten, maar echt alles op eigen tempo kunnen gaan consumeren.

2) Virtuele pepermuntjes & bragging rights

Goodybags hebben snelle evolutie doorgemaakt. De pennen en pepermuntjes zijn inmiddels vervangen door doe-het-zelf swag en virtuele cadeau’s.  Duurzaamheid is een van de hoofdthema’s in de event branche geworden en dat zorgt er voor, dat je niet zomaar meer onnodige rommel op het publiek kan dumpen. Big data van virtuele cadeau’s zorgt er daarnaast voor dat je het effect en enthousiasme van de ontvanger prachtig in kaart kan brengen, wat ook zeer interessant is voor sponsoren. Daarnaast zijn er zoveel technologische innovaties, die weer heel veel nieuwe mogelijkheden bieden voor event organisatoren.

Naast virtuele goodybags met vouchers van partners, zet ik ook steeds vaker NFT’s in. Geïnspireerd door andere de Oscars, waar alle bezoekers een NFT kregen van een prachtig digitaal kunstwerk en Consensus, waar de 30.000 bezoekers een NFT-swag-bag kregen, vol NFT’s van sponsoren. Je kan bijvoorbeeld voor alle bezoekers een uniek virtueel kunstwerk laten maken, maar ze bijvoorbeeld ook inzetten als digitale event-badge met extra functionaliteiten. Eerder schreef ik al over POABs en partijen als Playboy en club Amnesia, die NFT’s inzetten om bepaalde bezoekers, bepaalde toegangsrechten te geven.

Mijn laatste grote fysieke event waar ik bij was voordat corona uitbrak, het World Economic Forum in China, werd al geëxperimenteerd met digitale badges die toegang gaven tot bepaalde sessies, zelfs in combinatie met een gezichtsscan. Niet alleen een stuk veiliger; doordat dit op de blockchain staat is er niet mee te frauderen en kan scalping (doorverkopen van gewilde tickets tegen woekerprijzen) bijvoorbeeld worden voorkomen, maar door de digitale check-ins kan je bijvoorbeeld ook live jouw locatie delen voor het netwerken. Iets wat ik al zie gebeuren op de grote TED events en SXSW.

LEES OOK: Web3: hoe ziet het internet van de toekomst er uit?

Ook hier kan je bepaalde NFT-elementen gebruiken voor de upsell van typen event tickets. NFT’s worden soms ook wel eens gezien als ‘digital bragging rights’; het digitale bewijs dat je iets unieks bezit of op een unieke bijeenkomst bent geweest. Een lunch met een bijzondere spreker, een speciale sessie voor genodigden; je kan het zo gek niet verzinnen of je kan dit soort zaken programmeren in een NFT en daarmee persoonlijke hybride belevingen makkelijk mogelijk maken om te delen met het netwerk van de individuele bezoekers.

3) Blended belevenissen

Onderzoek laat zien, dat meer dan de helft van de event organisatoren, het heel erg lastig vind om virtueel unieke en memorable belevenissen te creëren, vergeleken met fysieke events.

Toegeven, het kan soms ook erg lastig zijn, om echt een ‘unified’ ervaring neer te zetten, die voor zowel het fysieke als virtuele publiek leuk en werkbaar is.

Hier zet ik zelf eerder in op hybride belevenissen, die voor beide publieken echt apart zijn of ‘blended’; waar bezoekers moeiteloos kunnen wisselen tussen fysieke en online belevenissen. Een mooi voorbeeld is dat van Tomorrowland, wat voor haar Winter Festival in maart, een online NFT speurtocht heeft opgezet, waarbij de winnaars toegang krijgen tot exclusieve gedeelten op het festival terrein.https://www.linkedin.com/embeds/publishingEmbed.html?articleId=8350862521791580624

 4) Hybride handjes schudden

Voor corona waren er al talloze event apps die werden gebruikt om informatie rondom het event, zoals het programma, bekend te maken bij het publiek en soms ook het netwerken te faciliteren. De afgelopen twee jaar zijn die mogelijkheden waanzinnig uitgebreid en zie je niet alleen zeer krachtige AI-gebaseerde matchmaking, maar juist ook allerlei hybride mogelijkheden. Netwerken blijft naast inspiratie, de belangrijkste reden voor mensen om een event te bezoeken, dus is het ook zaak als event organisator, om dit goed te faciliteren. Als er een hybride publiek is, dan is het ook belangrijk om hier extra aandacht aan te geven.

Ik zie hier nog te vaak, dat beide publieken maar van elkaar worden afgesloten in aparte netwerkomgevingen. Een gemiste kans. De afgelopen tijd zag ik zelf bij events die ik organiseerde, dat de bezoekers echt met ‘het andere publiek’ wilde connecten, omdat in beide interessante mensen zaten. Het is hier belangrijk om dit heel goed van te voren uit te werken en goed te faciliteren tijdens het event zelf.

Bedenk hoe je zelf als fysieke bezoeker het liefst met een virtuele bezoeker gaat netwerken; zittend op een comfortabele stoel en met stabiele wifi. Omdat videobellen stroom vreet, het liefste ook gelijk met een stekkerdoos of stopcontact in de buurt.

Faciliteer de ontmoetingen ook online, door bijvoorbeeld in het programma virtuele breakout sessies en speeddating te organiseren waar het fysieke publiek ook naar toe wordt gelokt. Dat kan je bijvoorbeeld doen, door sprekers hier ook virtueel uit te nodigen, om na te praten.

Vaak wordt na het programma snel de livestream afgekapt en het virtuele platform gesloten. Houd dit tot de dag na het event open en toegankelijk voor iedereen en zorg daarnaast, dat je goed rekening houdt met de tijdzones van de bezoekers.

5) Meeten in de metaverse

Een van de grootste buzz-words momenteel is natuurlijk de metaverse, waar ik eerder over schreef en wat volgens Forbes ‘the next big things for events and conferences’ is. De afgelopen tijd heb ik hier zelf al uitgebreid mee lopen experimenteren; van het organiseren van een event tot er een hosten in de metaverse. De mogelijkheden zijn eindeloos; je hebt geen harde conferentiezaalmuren en kan dus helemaal zelf een virtuele event space gaan ontwerpen; The Sims voor events. Maak je de omgeving een groot Frankwatching-groene omgeving met rondlopende virtuele panters of laat je de redactie virtueel een welkomstliedje zingen bij het inchecken; je kan wat als creatieveling echt helemaal los met out of the box een event designen.

Maar daar ligt ook gelijk de uitdaging; de technologie is nog erg nieuw en daardoor zal het veel tijd kosten om iets dergelijks helemaal uit te werken en te ontwikkelen. Daarnaast zie ik ook nog heel veel gebruikers stoeien met het simpelweg deelnemen via een VR bril. De mogelijkheden zijn eindeloos en gaan echt heel veel waarde toevoegen aan events. Dat laten de events die al hebben plaatsgevonden in de metaverse heel duidelijk zien. Voor nu kan ik enthousiastelingen vooral aanbevelen om eerst eens te verkennen hoe alles er uit ziet en werkt, bijvoorbeeld tijdens de wekelijkse Nederlandse metaverse meetup. Een tussenweg is het werken met een Cardboard-app, zoals wij een paar keer ook bij TEDx hebben gedaan:https://www.linkedin.com/embeds/publishingEmbed.html?articleId=8258582966508106529

 Nadat we een tijd lang geen fysieke events mochten beleven, zie ik nu veel organisatoren weer vol hierop inzetten. Toch zie ik het hybride normaal snel ontwikkelen en ook echt veel waarde toevoegen. Bij elk event wat ik organiseer, testen sprekers en bezoekers positief op corona en ben ik blij, dat alles hybride toegankelijk is. Zoals dat met veel technologische ontwikkelingen gaat; ‘gradually, then suddenly’. Ik kijk dan ook ontzettend uit naar alle gave nieuwe ontwikkelingen die we in de komende tijd zien ontvouwen.